Bu eğitim sizi e-mail bombardımanından kurtaracak

İş'te İnsan / Eylem AKTAY

Kısa bir tatilden geldiniz. Inbox'ınızı açtığınızda birikmiş 200 e-mail ile karşılaşıyorsunuz. E-mailleri temizlemeye çalışırken yenileri gelmeye başlıyor. Okuyor siliyor, okuyor siliyorsunuz ve ilk iş gününüzün önemli bir kısmını e-mail temizlemeye ayırıyorsunuz. Radicati Group'un araştırmasına göre ortalama bir profesyonel günde 126 e-mail alıyor. Bir e-maili okumak ve cevaplamak için ortalama bir dakikanın üstünde bir zaman harcandığı düşünülürse, her gün iki saati aşkın süreyi e-maillere harcıyoruz. Görünen o ki bu zaman gün geçtikçe artacak. Çünkü yapılan araştırmalar e-mail sayısının her yıl yüzde 13 oranında arttığını gösteriyor. Bu oran devam ederse, bir iş gününün yarısından fazlasının e-maillerle ilgilenmekle geçeceği öngörülüyor. Peki, bu kadar zamanımızı harcadığımız bir aracı ne kadar etkili kullanıyoruz?

Gereksiz mailler yüzde 15 azalıyor

E-mail yönetimiyle ilgili yapılan birçok araştırma var. Örneğin HP'de yapılan bir araştırmaya göre, email yoğunluğu sırasında yöneticilerin IQ'ları normalden 10 puan düşük çıkıyor. Intel'in araştırmasına göre ise kurum içi dönen e-maillerin yüzde 30'u gereksiz. ALGE Danışmanlık'ın Turkcell'de uyguladığı e-mail anketine katılanların yüzde 86'sı da gereksiz e-maillerin sıklıkla zaman kaybına yol açtığını ifade ediyor. Bu da günde 30 gereksiz mail alıyorsanız, 40-50 dakikanın çöpe atıldığı anlamına geliyor. Bütün bu gelişmelerden yola çıkan ALGE Danışmanlık, verimsiz e-mail trafiği sorununun çözümüne odaklanarak "Etkin E-mail Yönetimi Programı"nı geliştirmiş. Şirketlerde uygulanan bu program temel olarak üç noktada kurum genelinde gelişim sağlıyor: Gereksiz e-mailler engellenerek şirket genelinde email sayısı yüzde 15-25 azaltılıyor. Şirket genelinde daha hızlı ve etkili bir e-mail iletişim kültürü yerleştiriliyor. Çalışanların e-maillerini yönetme becerileri geliştirilerek iş verimi artırılıyor.

Farkındalık yaratılıyor

Etkin e-mail uygulamasının birinci adımında kurumun e-mail politikası oluşturuluyor. ALGE Danışmanlık Kurucusu Tuğrul Türkkan, bu adımda ön araştırmalarla e-mail datalarının alındığını belirtiyor. İkinci aşama ise eğitim uygulamaları. Proje kapsamında şirket genelinde verilen eğitimlerle çalışanların becerileri geliştirilerek farkındalıkları sağlanıyor. Türkkan, bu eğitimlerde verimsiz e-maillerin elimine edilmesi, iletişimde doğru kanalın seçilmesi gibi konularda uygulamalı çalışmalar yapıldığını anlatıyor. Yöneticiler de bu eğitimlerde rol model olmak üzere eğitiliyor. Üçüncü adım ise kurum genelinde farkındalığın yaratılmasına yönelik uygulamalar. Outlook üzerine yüklenen bir bilgisayar programıyla kullanıcıların email gönderme davranışları takip edilerek kullanıcılar yönlendiriliyor. Örneğin kullanıcı 10 kişiden fazla bir gruba e-mail attığında sistemden "Bu kişilerin hepsinin konuyla ilgili olduğuna emin misiniz?" gibi uyarılar aldığını söylüyor Tuğrul Türkkan.

Etkin e-mail'in 5 altın kuralı

1. Kilit mesajı başa koyun İnsanlar

sıklıkla e-maillerin iki-üç cümlesini okur, gerisine sadece göz gezdirir. Bu yüzden ana mesajınızı her zaman e-mailinizin başında açık, kısa ve net bir şekilde yazın. Böylece mesajlarınız gözden kaçmaz.

2. Konu satırı başlıkları kullanın

Konu satırlarınızın başında başlıklar kullanın. Alıcıdan bir şey yapmasını istiyorsanız, "aksiyon", sadece bilgi verecekseniz "bilgi", onay bekliyorsanız, "onay" yazın. Böylece alıcı mesajınızın niyetini birkaç saniyede anlayacak ve size daha kısa zamanda dönecektir.

3. Doğru iletişim kanalını seçin

E-mailin doğru iletişim kanalı olduğundan emin olun. Olumsuz konuları, performans geribildirimlerini, hissi meseleleri, fazla kapsamlı ya da karmaşık konuları e-maille aktarmaktan kaçının.

4. Inbox'ı depo gibi kullanmaktan vazgeçin

E-mailleri bir kere okuyun, silin, klasörlere transfer edin ya da göreve dönüştürün. "Geçici" isminde bir klasör oluşturun ve inbox'ınızda belirli bir süre kalması gereken e-mailleri bu klasöre transfer edin. Bu klasöre bir kural tanımlayın: 5 haftadan eski e-mailler otomatik silinsin.

5. Reply-to-all ve cc'yi titiz kullanın

Bu iki özellik kurum genelinde e-mail kirliliğinin başlıca sebebidir. Olabildiğince esas göndericiyi cevaplamaya özen gösterin. "cc" özelliğini aşırı kullanmaktan kaçının. Yöneticiyseniz hangi konularda sizi bilgilendirip bilgilendirmemeleri gerektiğini ekibinize aktarın.