Zamanı yönetin

Cosmopolitan/Eda Başar

Hiçbir şeye yetişemiyorsunuz. Hep çok işiniz var. İş yerinde geçirdiğiniz saatler çok fazla. Hep çok yorgunsunuz. Özel hayatınıza zaman ayıramıyorsunuz. Belki de sorunlarınız çözümsüz değil; tek hatanız zamanı iyi yönetememek olabilir.      

Zaman yönetimi hızla akan bu çağda büyük önem taşıyor. İnternette, hızlı bilgisayarlarda kazanılan ama aynı zamanda da kaybedilen zamanı telafi edebilmek için eskisinden daha da çok çalışır olduk. Sonsuz kaynağımız zamanı iyi değerlendiremezsek sonunda onun kölesi oluruz. “Vakit nakittir” gibi basit bir temelden yola çıkmıyoruz. Herkesin kendine ait zamanını yaratabilmesinden söz ediyoruz. Zaman yönetimine özen göstermediğimiz zaman büyük sorunlara yol açabiliriz. Her daim kaynaklar kısıtlı ama ihtiyaçlar fazla olduğuna göre zaman da hep çok kısıtlı, buna karşılık yapılacak işler çok fazla. Zaman yönetimi sayesinde tüm kaynaklarımızı verimli bir şekilde kullanmaya başlayarak, yapılacak işleri düzene sokabilir ve kendi zamanımızın efendisi olabiliriz. Peki nedir zaman yönetimi?

Zaman yönetimi nedir?

Zamanın verimli kullanılması amacıyla yapılan tüm faaliyetler ve çabalardır.

Zaman yönetiminin faydası nedir?

Bu çağdaş yöntem sayesinde daha iyi işler üretip olayları denetim altında tutabilirsiniz. Zamanınızla birlikte enerjinizi de daha iyi ve verimli bir şekilde kullanmış olursunuz. Zamanınız artınca ise daha ayrıntılı planlar yapabilir, yeni fikirler üretebilir, yeni projeler başlatabilirsiniz.

Zaman yönetiminde ilk kural nedir?

Öncelik planlaması yapmalısınız. Hedeflerinizi ve önceliklerinizi belirlemelisiniz.

Zaman yönetimi, hızlı olmak anlamına mı geliyor?

Zaman yönetimi, yanlış işleri hızla yapmak anlamına gelmez. Amaç doğru işleri kısa zamanda yapmaktır. Ayrıca acelecilik, işi son dakikaya bırakma alışkanlıkları zaman yönetiminin baş düşmanlarındandır.

Zaman yönetimi bugünü iyi değerlendirmek midir?

Ertesi güne iş bırakmak, her şeyin yığılmasına sebep olur. Başarı, bugün başardıklarınızdır.

İlk adım olarak ne yapmalı?

Öncelikle iş yerindeki görevlerinizi tanımlayın. Sonra her birine ayırdığınız zamanı kabaca hesaplayın. Günlük olarak her alana ayırdığınız zamanı ince ince çalışın. Buna yemek yemek, telefonla konuşmak, gazete okumak, dışarıdaki işler, molalar, sohbetler gibi zaman alan diğer şeyleri de ekleyin. Her birine ne kadar süre ayırdığınızı, bu sürenin sizin kontrolünüzde olup olmadığını belirleyin. Bu çizelgede hangi süre sizce israf, hangisi yeterli? Hafta sonu geldiğinde en çok hangi alanda sıkışmış oluyorsunuz? O konuya daha çok zaman ayırmanız mı gerekiyor yoksa onun zamanını çalan diğer alanları mı organize etmeniz gerekiyor?

İş tanımları çok net değilse ne yapabiliriz?

Önemli olan nokta şu: Bu işler size “verilmiş” işler mi yoksa hasbelkader sizin üstlendiğiniz görevler mi? Görevleri paylaştırmak, yardım almak, paslamak için bir çabanız oldu mu? Yöneticinizden net olarak görev tanımlarınızı istediniz mi? Herkesin her işi yaptığı yerde mutlaka kargaşa olur ve herkesin zamanı tükenir. Bu konuda, yeni bir yöntem için belki siz de patronunuza önerilerde bulunabilirisiniz.

Gün içinde zaman hesabı yaparken nelere dikkat edilmeli?

Zaman yönetiminde ilk adımlardan biri de hep kendi kendinize soru sormaktır. Bir işe gerektiğinden fazla mı zaman ayırıyorsunuz? Bu zamanı azaltmak için neler yapabilirsiniz? Ay başında ya da bir gün önce bu konuda yapacağınız herhangi bir ön çalışma, o işin teslim vakti geldiğinde, size kolaylık sağlayabilir mi?

Zaman yönetimi, çaykahve molalarını azaltmak anlamına mı geliyor?

Zaman yönetimi, stresi de ortadan kaldırmaya çalışır. Bu, dinlenme anlarından feragat etmeniz anlamına gelmiyor. Aksine daha çok dinlenme alanı yaratmaya çalışıyoruz. Ancak uzun ve az sayıda molanın mı yoksa kısa-sık molaların mı iş konsantrasyonunuz açısından size daha iyi geldiğini keşfetmelisiniz.

Zaman yönetiminde elimizden düşmeyecek ilk şey nedir?

Ajanda! Her gün ertesi gün yapılacak işler listelenmeli. Her hafta ve her aybaşı planlama yapılmalı. Bunlar öncelik sırasına konmalı. Randevular mutlaka not edilmeli.

Zaman hırsızı insanlar konusunda ne yapmak gerekiyor?

Herkesin farklı bir zaman algısı vardır. Siz, karşınızdakinin çok konuşup, konuyu uzattığını düşünürken, belki onun tek bildiği iletişim yöntemi budur. Bu durumda çalınan zamanı azaltmak için yaratıcı olmak size kalıyor. Belki telefon yerine e-posta tercih etmek, konuyu en kısa ve en vurucu bir şekilde özetlemek gibi girişimler işe yarayabilir. Konuşmanız gereken noktada susarsanız, ipleri çoktan teslim etmişsiniz demektir.

Başkalarının yavaşlığı ya da hataları nedeniyle zaman kaybı oluyorsa ne yapılmalı?

Bu noktada eğer yetkiliyseniz, daha sık hatırlatmalar yapmak işe yarayabilir. Değiştiremeyeceğiniz bir durum söz konusuysa da işin tamamlanması gereken süre örneğin 15 iş günü ise, bir ay öncesinden başlamak gibi yöntemler geliştirebilirsiniz. Kriz anları sizin zaman yönetimi konusundaki yaratıcı çözümlerinizi belirleyecektir. Bu gibi sorunlarda, kişisel zaman yönetimi imzanızı atabilirsiniz.

Zaman yönetimi düzenli olmayı da kapsıyor mu?

Eğer, aradığınız bir şeyi bulana kadar hayli zaman geçiyorsa, e-posta kutunuzu sık sık temizlemediğiniz için kafanız karışıyorsa işe derin bir temizlik ve kategorileştirme işlemiyle başlamalısınız. Beyninizin içinin büyük bir kütüphane gibi, kitap kartları kadar düzenli ve organize olabilmesi için çalıştığınız, gördüğünüz, baktığınız, bağlantıya geçtiğiniz tüm alanların da böyle olması gerekir.

E-posta ile zaman kaybetmemek için neler yapılabilir?

Klasörler oluşturun ve gelen her e-postayı hemen okumak yerine ilgili klasöre atın. Bunlardan önemli olanları ve acil olarak yanıtlanması gerekenleri işaretleyin. Öncelikle, kullandığınız sistem her neyse onu iyi tanıyın. Belki, hatırlatmalar, önemli isimleri işaretleme, uygun klasöre otomatik olarak gönderme gibi farkında olmadığınız pek çok özellik içeriyordur.

Zaman yönetimi için iyi bir hafıza şart mı?

Vaktinde yapılamayan, unutulan, geç kalınan işler için harcanan zaman, sırada bekleyenlerin zamanından da çalacağı için, zincirleme olarak zaman kaybına neden olur. Bu nedenle, her gün size hatırlatmalar yapacak bir sistem kurun. Telefonunuz, bilgisayarınız, notlar ve hatta e-posta sisteminin bile bu konuda geliştirilmiş hatırlatma özelliği seçeneğini kullanabilirsiniz. Ayrıca etrafa “post-it” hatırlatma kağıtları da yapıştırabilirsiniz.

Beynimizi rahatlatmanın zaman yönetimine faydası nedir?

Beyninize çok yüklenmek onun kısa sürede kendini tüketmesine ve hep şikayet ettiğiniz yorgunluk belirtilerinin başlamasına neden olur. Bu nedenle bir konu aklınıza gelir gelmez not alın. Asla, unutmayacağınızı düşünmeyin. Not alma alışkanlığını kazanınca, not alır almaz o konuyu unutma lüksünüz de olur. Böylece iş dışında sürekli olarak işi düşünmezsiniz ve işten çıkar çıkmaz beyniniz, kocaman bir özgürlük alanının keyfini sürer. Zihinsel yorgunluklar, fiziksel olanı her daim öteler ve sebepsiz streslere neden olur.

Zaman kayıplarının psikolojik sebepleri nelerdir?

Zaman söz konusu olunca mekanik çözümler bir yere kadar size fayda sağlayabilir. Asıl önemli nokta zihni, temiz ve düzenli tutabilmektir. Zihnin yolu da duygulardan geçtiği için, en önemlisi duygularınızın duru olabilmesidir. Gün içinde bir konuya sinirlenmeniz doğal, iş hayatında hepimizi her gün çileden çıkartan binlerce olayla karşılaşıyoruz. Bu sinirinizi tüm güne yaymak, en çok size zarar getirir. Değiştirebileceklerinizi değiştirmek, asla değiştirmeyeceklerinizi kabullenip, üzerinizdeki olumsuz etkisini savmak için çabalamanız gerekiyor. Ayrıca pasif bir kişiliğiniz varsa bu da kendinize ket vurmanıza sebep olur. Her teklife evet demek, kararsız olmak, hep başkalarına danışma gereği hissetmek, özgüven eksikliği, sosyal hayattan uzak kalmak için işe sığınmak, kendini hep eleştirmek, kolay kolay tatmin olmamak, aşırı hırslı olmak gibi olumsuz özellikler zaman algısının iyice yitip gitmesine sebep olur. Böylesi kişilikler, yalnızca kendilerinin değil, başkalarının hayatına ve zamanına da tecavüz etmiş olurlar.

İşi mükemmel hale getirmeye çalışmak zaman kaybı mıdır?

Zaman yönetiminde ana kural, öncelikleri belirlemektir. Hedefler doğrultusunda iş planınızı yaptınız. İş tamamlandıktan sonraki her kusur arayışı, sizin gerilemenize sebep olacaktır. Hatasız iş çıkartmak istiyorsanız, temel kural, işi yaparken onu kontrol etmektir. Son kontrollere çok iş bırakırsanız, o süre de haddini aşar. Ayrıca aşırı mükemmeliyetçi olup olmadığınızı sizden çok başkaları daha iyi tayin edecektir. Güvendiğiniz bir arkadaşınıza aşırı titiz olup olmadığınızı ve bunun çevreye rahatsızlık verici olup olmadığını sorabilirsiniz.

Zaman yönetiminin düşmanları nelerdir?

Zaman yönetiminin düşmanlarının en önemlileri bize bağlı nedenlerdir. Aceleci olmak, her şeyi sürekli ertelemek, bugünün işini hep sonraya bırakmak, her teklifi kabul etmek, ensemizi kalın tutmak için işleri başkasına devretmemek, aşırı derecede iş kolik ve aşırı derecede titiz olmak, sürekli kararsızlık yaşamak. Karasızlık ise çemberin en kötü halkasıdır. Çünkü kararsızlık ertelemeye, ertelemeye aceleciliğe, acelecilik hataya, hatalar kontrollere ve işin yeniden yapılmasına yol açar.

Zaman yönetiminin bizim dışımızdaki düşmanları nedir?

Verimsiz, uzun süren ve sık sık tekrarlanan toplantılar… Eğer toplantı biçimini ve süresini yönlendirmekte yetkili değilseniz en azından bu konuda önerilerde bulunabilirsiniz. Toplantıda size ayrılan zamanı verimli kullanabilirsiniz ve diğerlerini de toplantı öncesi ön hazırlıklara teşvik edebilirsiniz.